Comment créer un Excel avec intelligence artificielle où vous pourrez ajouter les dépenses de vos reçus d'achat numériques

Nous allons vous expliquer comment créer une feuille de calcul avec vos dépenses grâce à l'intelligence artificielle. Plus précisément, ce que nous allons faire, c'est mettre tous vos reçus d'achat dans un dossier, et demander à l'IA de les lire, d'extraire les totaux, de les noter dans la feuille de calcul, puis d'ajouter le total.

Cela semble complexe, mais c’est plus simple qu’il n’y paraît. Pour notre exemple, nous allons utiliser les billets PDF qui vous sont envoyés par e-mail lors de la configuration du billet numérique Mercadona, bien que vous puissiez également utiliser des photographies de billets. Pour la feuille de calcul, nous allons utiliser LibreOffice, car il s'agit d'une alternative gratuite et open source à Office.

Pour effectuer les actions, nous utiliserons Claude Cowork, l'assistant IA de Claude qui peut effectuer des actions sur votre ordinateur. La partie négative est que pour utiliser cet outil, vous devez avoir un compte payant dans ce chat d'intelligence artificielle, mais la partie positive est tout ce que vous pourrez en faire plus tard.

Il existe des outils de workflow qui vous permettent d'automatiser cela et de le faire en ligne, mais nous allons commencer par expliquer cette méthode plus simple car tout est local, au sein de votre ordinateur, et partage moins de données avec des tiers.

Faites d’abord les préparatifs

Il est important d’être organisé lors de l’exécution de cette tâche. Par conséquent, ce que nous allons faire, c'est accéder à l'explorateur de fichiers sur notre ordinateur et créer un dossier. Dans mon cas, je l'ai appelé Tickets. À l'intérieur, nous créerons un sous-dossier dans lequel nous pourrons mettre les billets numériques, que nous appellerons « Ticket PDF », puis le fichier de feuille de calcul, que nous appellerons « Total des achats ».

Nous allons également créer la structure de base du tableur, afin qu'il nous soit ensuite plus facile de décrire à l'IA ce que nous voulons. Sur cette feuille j'ai inclus la date, le total du ticket, puis une colonne pour ajouter le lien vers le fichier PDF pour chacun. Ici, vous pourrez le personnaliser selon vos besoins.

Maintenant, placez simplement les tickets PDF dans le dossier que nous avons créé pour stocker les tickets. Vous pouvez le faire manuellement avec ceux que vous avez, puis le mettre à jour avec ceux qui arrivent plus tard, car nous vous expliquerons également comment demander à l'IA de tout mettre à jour.

Cette technique connaît de nombreuses variantes. Par exemple, en ajoutant une colonne spécifique dans la feuille de calcul, vous pouvez également ajouter le nom du supermarché pour gérer les dépenses de plusieurs d'entre eux, ou créer une feuille différente pour chacun au sein du même fichier. Vous pouvez rendre les choses aussi complexes que vous le souhaitez.

Demandez maintenant à l'IA de faire le travail à votre place

Il est maintenant temps de se mettre au travail. Ouvrons l'application Claude sur l'ordinateur et choisissons l'option. Ici, la première chose sera de cliquer sur l'option. Lorsque vous faites cela, vous devrez choisir le dossier dans lequel vous avez inclus le sous-dossier avec les PDF et où vous avez créé le fichier de feuille de calcul. De cette façon, l'IA fonctionnera uniquement dans cet espace sans toucher au reste des fichiers de l'ordinateur.

Une fois que vous avez fait cela, vous devez écrire une invite lui demandant ce que vous voulez qu'il fasse, qui dans ce cas est de lui demander de lire les PDF avec les billets, d'extraire l'information et de la mettre à l'endroit souhaité dans votre feuille de calcul. J'ai utilisé cette invite, où je précise également les colonnes où va chaque contenu :

Je veux que vous analysiez le contenu de tous les PDF dans le dossier « Ticket PDF ». Ce sont des billets achetés. Dans chacun d'eux, je souhaite que vous extrayiez à la fois la date du billet et le total que vous avez dépensé et que vous les mettiez dans les colonnes « Date » et « Total (€) » du fichier « Total des achats.ods ». Dans ce fichier, je souhaite également que vous créiez un lien dans la colonne Lien PDF qui, lorsque vous cliquez dessus, ouvre le fichier PDF auquel il appartient.

Vous pouvez modifier cette invite en fonction de l'apparence de votre feuille de calcul, mais en spécifiant toujours dans quelle colonne se trouve chaque article, ou sur quelle page de la feuille de calcul si vous en avez créé une pour chaque supermarché. Vous pouvez même créer une feuille pour les totaux et finalement lui demander d'utiliser l'une des fonctions Excel ou le programme que vous allez utiliser.

Il ne vous reste plus qu'à attendre quelques minutes que Claude traite votre demande et termine la tâche. Lorsque vous le ferez, vous pourrez saisir le fichier que vous avez créé auparavant et vous verrez qu'il l'a mis à jour. Vous pouvez apporter des modifications au fichier concernant la taille de la police ou tout ce que vous voulez, et Claude en tiendra alors compte. Vous pouvez également indiquer à l'IA si elle a fait quelque chose de mal, comme ne pas inclure de liens, afin qu'elle puisse le corriger et l'ajouter.

Maintenant, vous pouvez lui demander de faire un travail supplémentaire, comme ajouter une colonne ci-dessous avec le total. Et puis, lorsque vous ajoutez d'autres fichiers, vous pouvez lui demander de mettre à jour le fichier en examinant les nouveaux PDF que vous avez ajoutés et en ajoutant ceux manquants à la liste.

Et c'est tout. Avec tout cela, vous disposerez d'une feuille de calcul que vous pourrez mettre à jour à chaque fois que vous ajoutez des tickets. Vous pouvez également lui demander de le faire en lisant le contenu des photos, et autres tickets que vous avez également en PDF.

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