Qu'est-ce qu'ils sont, quels types existent et comment les systèmes automatisés fonctionnent avec ou sans intelligence artificielle

Nous allons vous expliquer ce qu'est un workflow ou workflow, un type d'automatisation de plus en plus populaire. C’est quelque chose qui est possible depuis un certain temps avec des outils spécialisés, mais ils ont franchi une nouvelle étape avec l’inclusion de l’intelligence artificielle.

Ces workflows vous permettent de créer des automatisations assez intéressantes et avancées. Nous vous en avons déjà montré quelques-uns, comme lorsque vous recevez un email dans Gmail, l'IA le traite et vous recevez un résumé via Telegram afin que vous n'ayez pas besoin d'ouvrir ou de lire l'e-mail.

Qu'est-ce qu'un workflow ou un flux de travail ?

Un workflow est le terme que nous utilisons pour définir une séquence structurée d'étapes, de tâches ou de processus programmés pour atteindre un objectif spécifique. Ce processus peut comporter plus ou moins d’étapes selon l’objectif que vous souhaitez atteindre.

Essentiellement, c'est comme une chaîne de tâches que vous pouvez configurer. C'est pourquoi il s'agit d'un workflow, car pour atteindre l'objectif, vous devez effectuer une tâche après l'autre dans l'ordre que vous avez configuré, en utilisant les résultats de chacune des étapes pour la suivante.

Le terme workflow ou workflow peut être utilisé dans divers contextes. Dans le monde des affaires, cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'une séquence d'actions que les employés effectuent, comme demander des jours de vacances, le patron les examine et les approuve, puis les ressources humaines sont informées pour les enregistrer dans le système.

Mais chez Simseo Basics nous allons vous en parler notamment dans un contexte de logiciels et d'outils pour automatiser la réalisation de tâches en plusieurs étapes. Avec eux, vous pouvez augmenter la productivité et réduire le temps nécessaire pour effectuer diverses tâches, qu'elles soient axées sur les actions domestiques ou pour le monde des affaires.

Il existe plusieurs types de flux de travail

Il existe plusieurs types de flux de travail, tels que les flux de travail séquentiels, qui constituent une chaîne dans laquelle la tâche est terminée à chacune des étapes avant de passer à la suivante. Il existe également des tâches parallèles, dans lesquelles plusieurs tâches s'exécutent en même temps puis convergent pour gagner du temps.

Vous disposez également de workflows conditionnels, dans lesquels se trouvent certaines règles. Si une chose se produit, alors cette tâche est effectuée, et si cela ne se produit pas ou si quelque chose d'autre se produit, elle passe à différentes étapes.

Il existe également des flux de travail automatisés exécutés via des logiciels et qui servent à réduire les erreurs humaines et à améliorer la vitesse d'exécution des tâches. Ceux-ci peuvent ou non utiliser l’intelligence artificielle selon la tâche que vous souhaitez effectuer.

Ces flux de travail automatisés sont souvent réalisés avec des outils numériques, tels que Zapier ou Make.com. Selon le volume des actions et la complexité, vous pourrez alors utiliser des comptes gratuits ou vous devrez payer un abonnement pour les utiliser.

Comment fonctionnent les flux de travail automatisés

Les outils de création de flux de travail automatisés sont comme des toiles vierges sur lesquelles vous construisez les étapes de votre automatisation, bien qu'ils disposent également de systèmes de modèles pour vous aider dans les processus et vous donner des idées de choses que vous pouvez faire.

Vous pouvez les utiliser en reliant l'outil aux services en ligne que vous souhaitez utiliser, qui peuvent aller de votre service de messagerie à un système d'intelligence artificielle pour traiter les informations.

Lors de la liaison de ces services, selon l'outil, vous devrez simplement vous connecter et accorder l'accès, ou configurer l'accès à l'aide de la clé API de ce service. Tout dépend de l’objectif que vous souhaitez atteindre et des étapes que vous souhaitez franchir ou de la méthode que vous souhaitez utiliser.

Lorsque vous créerez un workflow à l'aide de ces outils, le service que vous utilisez vous permettra de choisir ce que vous souhaitez faire à chaque étape. En fonction des services liés, vous pouvez décider comment gérer les informations et quel type d'informations traiter. Si vous ajoutez une IA, vous pouvez personnaliser l'invite, puis décider de ce qui se passe à la fin de la chaîne.

La première étape d'un workflow est un déclencheur, c'est l'action qui lance le processus. Cela peut être manuel, vous cliquez sur le bouton de lancement et il effectue les tâches, ou automatique, comme recevoir un email ou un message avec certaines caractéristiques.

Et puis à partir de là, vous construisez chacune des étapes jusqu'à la fin, où vous pouvez prendre des décisions telles que vous envoyer un e-mail avec le résultat, lier un service comme Google Drive pour que le résultat génère ou modifie un document texte ou une feuille de données, ou configurer un robot dans des applications comme Telegram pour vous envoyer un message.

Soyez prudent avec la vie privée

Lorsque vous envisagez d'utiliser des flux de travail automatisés, vous devez être conscient que vous pouvez mettre votre vie privée en danger. Par exemple, si vous ajoutez Gmail, vous devez garder à l'esprit que tous les e-mails utilisés par le flux de travail seront obtenus par le site Web ou le service que vous utilisez, soyez donc prudent lorsque vous utilisez du contenu sensible.

De plus, si vous utilisez une IA pour traiter le contenu ou Telegram pour vous avertir, veuillez noter que les messages et le contenu seront également stockés sur les serveurs des sociétés qui les gèrent. C'est la même chose qui vous arrivera avec l'IA ou avec de nombreux outils privés que vous utilisez, et je ne dis pas cela pour vous décourager de les utiliser, mais pour que vous en soyez conscient lorsque vous choisissez si vous avez ou non besoin d'un flux de travail pour cette tâche.

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