Groupe Gattinoni : l’IA pour une automatisation de bout en bout du cycle d’achat

L’automatisation d’un processus métier ne réussit qu’en mettant en commun les compétences et les expériences de tous les acteurs impliqués : ceux qui connaissent en profondeur les mécanismes métier, ceux qui travaillent quotidiennement sur les systèmes, la direction informatique et le partenaire technologique.

C’est cette approche collaborative qui a conduit le Groupe Gattinoni à automatiser avec succès un processus critique et complexe tel que le cycle d’achat, avec un nombre extrêmement élevé de factures et les complexités fiscales qui découlent du contexte international dans lequel il opère.

Avec le soutien d’Alterna (Altea Federation Group) dans le rôle de partenaire technologique, une solution a été mise en œuvre qui voit les agents RPA (Robotic Process Automation) et IA fonctionner en synergie, avec des résultats impressionnants : 56 000 cas gérés au cours des six premiers mois, avec un taux de réussite de plus de 98 %.

Simplifiez la complexité de la gestion des fournisseurs

Fondée il y a 40 ans, Gattinoni s’est développée très rapidement ces dernières années avec plusieurs acquisitions. Le groupe organise des événements et des voyages, pour le plaisir et le travail, compte 900 collaborateurs et met au monde plus d’un million de personnes en un an. Elle vend ses offres à travers un réseau structuré : 86 agences en propre avec un chiffre d’affaires élevé (avec un contrôle et une direction des ventes élevés), 56 agences en joint-venture, 1 283 agences réparties entre le réseau Mondo di Vacanze, qui couvre le marché moyen-élevé, et le réseau MyNetwork qui opère dans le secteur du marché de masse.

« L’offre aux clients est variée : aux séjours et aux vols s’ajoute un contenu expérientiel – explique Simonetta Gennero, directrice de l’analyse et de la mise en œuvre des processus du Groupe Gattinoni -. Pour cette raison, les fournisseurs sont extrêmement hétérogènes, nombreux et originaires de différents pays. avec Alterna ».

La solution technologique : RPA et AI Agents

« Il était nécessaire de rationaliser et d’optimiser au mieux les ressources – explique Mattia Tieghi, CIO du Groupe. Avec Alterna, nous avons analysé les processus en détail, en mettant à disposition la connaissance approfondie des méthodologies internes de nos collègues de la Finance, et nous avons créé le plan ». Cette analyse conjointe a conduit à la définition d’une solution utilisant un mix de technologies : automatisation robotique et agent IA. « Les agents ont été fondamentaux dans la reconnaissance des données fiscales. L’intelligence artificielle nous a donné la capacité d’interpréter rapidement et de gérer correctement chaque document, précise le DSI ».

Le projet était particulièrement complexe car il s’inscrit dans une architecture informatique stratifiée dans le temps. « Notre groupe opère dans des métiers totalement différents et cela se reflète dans l’informatique : le système de facturation et l’ERP sont centralisés, mais les autres applications sont verticales. La présence de certains systèmes existants a rendu le défi encore plus difficile. Il faudra les remplacer, mais il n’est pas facile de tout faire évoluer en un seul instant : il a fallu trouver le bon compromis », explique Tieghi.

Puisqu’il n’existe pas d’API structurées disponibles pour faire communiquer directement les systèmes, le logiciel du robot a reproduit exactement les activités effectuées par les personnes, évidemment avec des temps et des chiffres impensables dans un processus manuel.

La solution utilisée par Gattinoni

Plus en détail, un composant d’IA créé sur Microsoft Foundry a été utilisé qui prend en charge la lecture des PDF envoyés par les fournisseurs, extrayant et interprétant les données selon des règles qui ne sont pas toujours déterministes. « La législation fiscale qui s’applique au marché du voyage est complexe et les variables à considérer pour une inscription correcte sont nombreuses – précise Francesco De Simone, Chief AI Officer d’Alterna.

Dans ce contexte, nous avons exploité la puissance de l’IA générative, qui nous a permis de réaliser l’activité qui était auparavant entièrement déléguée aux humains. Pour la saisie des données dans l’ERP, en l’absence d’API nous avons utilisé le RPA pour finaliser le processus. C’est une combinaison gagnante de technologies appliquées aux bons endroits : nous avons tiré le meilleur des deux. »

Une approche progressive et humaine

Après la phase d’analyse, le projet a été mis en œuvre rapidement et se poursuivra selon une approche progressive. « Nous avons inséré un groupe de fournisseurs à la fois, très différents les uns des autres mais regroupés selon des éléments uniques par Alterna et notre informatique – dit Gennero -. Nous gérons actuellement l’intégration d’un nouveau groupe de fournisseurs et, comme dans la phase initiale, nous validons les modèles, effectuons des tests d’intégration et affinons les règles. loin. »

Un autre aspect clé a été l’implication de tout le personnel travaillant dans le cycle passif, créant ainsi un véritable processus de gestion du changement. « Il est normal d’entrer en conflit avec le classique ‘nous avons toujours fait comme ça’ – dit le manager -, mais nous avons montré que repenser les processus avec les gens fonctionne. Nous n’avons pas imposé de directives d’en haut, mais nous avons plutôt créé un groupe élargi dans lequel chacun pouvait exprimer ses opinions.

De nombreux avantages, en plus du ROI

Les processus documentaires, même s’ils sont très compliqués comme celui de Gattinoni, sont facilement mesurables : le temps d’enregistrement d’une facture et le nombre de factures gérées sont quantifiables. L’application de l’intelligence artificielle se traduit par une récupération extrêmement significative des jours-homme, une réduction du backlog et une meilleure traçabilité des flux. Mais ce n’est qu’une partie du retour sur investissement : il existe également des avantages collatéraux et intangibles, tels que la stabilisation des processus, qui sont tout aussi précieux.

« L’approche a radicalement changé – dit Gennero – : nous avons revu les processus dans une perspective de bout en bout, en récupérant l’information, la qualité et le contrôle des données, qui auparavant, pour des raisons évidentes, n’étaient pas si fiables. Nous nous sommes libérés de la gestion exclusive des ressources humaines, en évitant le risque d’hyperspécialisation et en permettant aux personnes de se consacrer à des activités à plus grande valeur ajoutée.

À cela s’ajoute une augmentation de la flexibilité, élément extrêmement nécessaire dans un contexte de plus en plus incertain et turbulent. « Le marché est en constante évolution – commente Tieghi -. La solution technologique que nous avons mise en œuvre est capable de s’adapter et de évoluer, ce qui nous permettra d’évoluer, d’intégrer de nouveaux fournisseurs et de poursuivre le réglage fin à améliorer. »

Article créé en collaboration avec Alterna