Tout sur Microsoft Places, l'application conçue pour un travail flexible

MLieux Microsoft est né pour donner vie au travail flexible. Places est une application qui, grâce à l'IA, facilite la coordination du temps au bureau et la connexion avec les collègues.

La demande de flexibilité au travail

Les gens continuent de souhaiter de la flexibilité au travail : une étude de Microsoft montre que près de la moitié (48 %) des employés dans le monde sont susceptibles de demander à leur supérieur direct un horaire ou un lieu plus flexible au cours de l'année prochaine. Cependant, maintenir le lien dans un travail flexible demande des efforts. Les organisations qui ne rassemblent pas activement les gens lors de moments importants mettent la connexion en danger : 43% des salariés se sentent déconnectés de leur entreprise.

La tension entre flexibilité et connexion au travail n’est pas nouvelle et nécessite donc une solution innovante. En plus de favoriser une meilleure coordination et connexion, Places optimise l’efficacité et l’engagement sur le lieu de travail. Il est important de noter que les fonctionnalités de Places sont accessibles via des plateformes régulièrement utilisées pour la coordination et la collaboration, telles qu'Outlook et Microsoft Teams.afin que vous puissiez gérer la coordination et la connexion du travail flexible dans votre flux de travail normal.

Coordonner quand venir au bureau et où

Planifier du temps au bureau avec des collègues et planifier à l'avance la réservation de salles et d'un bureau sont des défis fréquemment cités par les équipes flexibles. Lorsque les employés arrivent au bureau, ils ne veulent pas être accueillis par une mer de bureaux vides : ils veulent avoir un contact face à face avec leur manager et les collègues avec lesquels ils travaillent le plus souvent. Près de la moitié (49 %) des travailleurs du savoir dans le monde ont été confrontés à ce problème au cours de l'année écoulée. Avec Places, vous pouvez vous coordonner plus facilement entre collègues et espaces du bureau. Le plan de localisation Places vous permet de configurer et de partager le programme de localisation que vous proposez avec vos collègues. et également consulter leurs plans.

La mise à jour ou la modification de votre emplacement est toujours disponible dans l'application Places, mais elle est également accessible dans votre flux de travail normal dans le calendrier Outlook. En un clic, vous pouvez modifier le planning et accéder à l'onglet aperçu – qui montre les collaborateurs les plus proches qui prévoient de venir – et permet un accès rapide aux espaces de réservation pour plus d'informations. Il existe également un lien sur l'onglet Aperçu qui vous permet de voir tous les horaires de vos collègues dans l'application Places. En plus de coordonner les horaires avec vos collègues, vous pouvez également voir facilement les attentes de votre responsable en matière d'horaires.

Grâce aux conseils d'équipe dans Places, les managers communiquent quels jours leur équipe devrait prévoir d'être au bureau et quelles sont les priorités pour chaque journée au bureau.

Intégration des données Places dans Microsoft Copilot

L'intégration des données Places dans Microsoft Copilot rendra la coordination encore plus facile. À partir du second semestre 2024, vous pourrez utiliser Copilot pour comprendre quels jours sont les meilleurs pour venir au bureau. Copilot partagera également les raisons pour lesquelles certains jours sont meilleurs à venir, en soulignant des éléments tels que les réunions en personne, la présence attendue de votre responsable ou si la plupart de vos collègues prévoient d'être au bureau. Vous pouvez demander à Copilot d'ajuster votre emploi du temps en fonction de ces informations – en changeant l'emplacement de votre bureau aux jours recommandés et en reprogrammant les réunions en personne. Après avoir décidé quels jours venir, vous devrez trouver les espaces adaptés à vos réunions et à votre travail ciblé.

Du logiciel au matériel, Microsoft propose une solution de réservation de bout en bout qui offre une expérience de travail améliorée. À partir du chercheur de lieux, accessible dans Outlook, vous pouvez rechercher des salles et des bureaux et recevoir des informations supplémentaires pour guider votre décision de réservation. La réservation de bout en bout sera encore améliorée avec Copilot au second semestre 2024. Sur la base des suggestions de réservation, Copilot gérera votre réservation en trouvant et en réservant l'espace adapté à vos besoins de réunion pour des réunions récurrentes où une salle peut ne pas être disponible semaine après semaine.

À partir du second semestre 2024, les données de Places permettront à Copilot de fournir des informations supplémentaires pour guider les administrateurs informatiques et les professionnels RE&F sur la façon de gérer et d'adapter l'espace, comme des suggestions sur la façon de consolider les étages les jours de faible occupation, d'ajuster les services de restauration à évitez le gaspillage ou ajoutez plus de salles de réunion pour prendre en charge de nouvelles méthodes de travail. Les administrateurs pourront effectuer une analyse plus approfondie des données sur le lieu de travail connecté qu'ils ont collectées pour prendre des décisions encore plus éclairées ou mieux comprendre les modèles et tendances existants. Les changements peuvent avoir un impact important sur le budget de fonctionnement et les objectifs de développement durable de l'organisation.