Humanitas, l’assistant virtuel des nouveaux RH
L’Hôpital de Recherche Humanitas est un hôpital universitaire et de recherche hautement spécialisé. C’est le premier en Italie à être certifié pour son excellence par le Commission mixte internationale comme Hôpital universitaire.
L’établissement, situé à la périphérie de Milan, héberge un centre de recherche de pointe et les programmes de résidence et de doctorat de l’Université Humanitas, une université dédiée aux sciences de la vie qui se distingue par son approche de la formation médicale basée sur la simulation et sa perspective internationale.
Le centre de recherche préclinique regroupe plus de 400 chercheurs (scientifiques médicaux, biologistes, physiciens, data scientists et technologues), travaillant avec une mission commune : faire progresser la science pour faire une différence dans la vie des patients.
Le processus d’onboarding amélioré avec le chatbot
L’environnement de recherche est transversal et englobe différentes fonctions et catégories professionnelles : médecins, personnels universitaires, chercheurs, bioinformaticiens, techniciens, étudiants, boursiers.
Le processus d’intégration au centre de recherche est coordonné par un service RH dédié, impliquant de nombreuses fonctions de l’entreprise, telles que la médecine préventive, les services généraux et la gestion du laboratoire. Ces derniers temps, la rotation du personnel a été de plus en plus importante, avec un recrutement de personnel international, italiens et étrangers de retour, avec une croissance annuelle comprise entre 15 et 20 %.
L’objectif de l’équipe RH « est de renforcer le processus d’intégration du personnel et de garantir une excellente expérience utilisateur pour le candidat », explique Luca Di Benedetto, directeur RH de l’Hôpital de Recherche Humanitas et de l’Université Humanitas.
Et il souligne : « la solution développée par Athics avec un nouvel assistant virtuel améliore la productivité de l’équipe RH et l’efficacité du processus. L’interaction multilingue facilite également le processus d’intégration des ressources internationales ».
Comment fonctionne le nouvel assistant virtuel
Le nouveau chatbot du centre de recherche Humanitas simplifie et automatise le processus d’intégration des nouvelles recrues. Après l’inscription, le nouvel employé reçoit un message WhatsApp avec un lien pour accéder au système et un code PIN pour démarrer le processus d’intégration.
Le chatbot collecte des informations telles que des données personnelles, des formulaires, des documents précompilés et du matériel à télécharger, tels que les politiques et procédures opérationnelles de l’entreprise.
Les employés peuvent choisir la langue à utiliser et poser des questions directes au chatbot, qui répond en italien et en anglais, fournissant une assistance pour les informations d’identification, les badges, l’accès à la cantine, le parking, l’assistance technique et d’autres demandes liées aux ressources humaines.
L’équipe RH suit l’avancement des opérations
L’assistant virtuel rappelle automatiquement aux employés de terminer le processus, en envoyant des notifications deux fois par jour jusqu’à ce qu’ils soient finalisés.
L’équipe RH peut suivre l’avancement des opérations grâce à un tableau de bord, avec des indicateurs signalant l’achèvement des différentes phases.
Une fois tous les documents nécessaires collectés et téléchargés, le système procède à la rédaction du contrat et gère les activités associées, telles que les visites médicales et l’attribution des espaces et des outils de travail.
Le chatbot « permet ainsi un processus d’intégration rapide, efficace et entièrement numérisé », note Di Benedetto, « améliorant l’expérience des nouvelles recrues et réduisant l’effort administratif pour l’équipe RH ».
Processus d’intégration plus efficace et plus rapide
Le chatbot a réduit le temps d’achèvement du processus d’intégration en automatisant la collecte d’informations et la gestion des documents. A partir de 3 ou 4 jours environ, les délais d’embarquement sont réduits à quelques heures.
En fait, les nouvelles recrues peuvent terminer le processus de manière indépendante et rapide, réduisant ainsi les délais d’intégration dans l’entreprise jusqu’à plus de 50 %.
Grâce au tableau de bord de suivi des processus, à l’envoi de rappels automatiques et à la fonctionnalité multilingue, « l’équipe HR Research peut se concentrer sur les activités à plus grande valeur ajoutée », souligne le directeur RH, « en réduisant la charge des activités de saisie des données. Le processus est plus linéaire, avec moins d’interventions manuelles et un meilleur contrôle des délais ».
Soutien aux nouvelles ressources humaines du centre de recherche Humanitas
Le parcours d’intégration devient simple et personnalisé. Le chatbot « fournit une assistance immédiate et la fonctionnalité multilingue permet aux employés internationaux de mieux comprendre les documents préparatoires d’intégration, contribuant ainsi à la rapidité et à l’efficacité du processus d’intégration », remarque Di Benedetto.
« Avec Crafter.ai, nous avons trouvé une solution légère et rapide, qui a facilité la personnalisation d’un processus complexe comme le nôtre. Avec cette technologie Athics, nous avons pu réduire considérablement l’effort administratif lié au processus d’intégration des RH. »
