Automatisation des contrôles fiscaux : les avantages pour les entreprises
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, une gestion efficace des ressources est essentielle au maintien de la compétitivité et de la durabilité. Un aspect souvent sous-estimé, mais d’une extrême importance et qui prend beaucoup de temps au sein de l’entreprise, est le contrôle des factures électroniques actives et passives. L'utilisation d'un temps long équivaut à l'utilisation de nombreuses ressources qui, si elles sont utilisées dans des activités de contrôle simples et à faible valeur ajoutée, peuvent ralentir la croissance de l'entreprise. Toutefois, les activités de contrôle du contribuable, bien qu'elles soient nombreuses prend du tempssont nécessaires pour améliorer la gestion administrative (identifier rapidement les éventuelles erreurs), garantir la conformité fiscale (éviter les erreurs comptables) et réduire le risque lié à la possibilité de subir une fraude.
Grâce à l'utilisation de robots RPA (automatisation des processus robotiques)), qui fonctionnent 24 heures sur 24 pour vérifier en permanence la correspondance entre le contribuable, le fournisseur de facturation et l'ERP de l'entreprise, l'effort humain peut être considérablement réduit.
Gérer les factures électroniques : un travail complexe
Les factures électroniques transitent et résident sur différents systèmes d’information :
- Système d'échange : la plaque tournante des flux d’informations actifs et passifs.
- Le tiroir-caisse de l'Agence des Revenus: le seul référentiel fiscal officiel.
- Systèmes des fournisseurs de facturation: systèmes de gestion documentaire qui permettent les opérations quotidiennes des administrations (recherche de factures, d'agréments, etc.)
- Le système de conservation conforme: qui échappe à l’obligation réglementaire de conservation des documents fiscaux.
- L'ERP des entreprises: où les factures actives sont générées et émises et les factures passives sont reçues et enregistrées.
Ce la fragmentation rend complexe la gestion et la vérification des factures. En fait, chacun de ces référentiels nécessite des autorisations différentes qui ne sont pas toujours disponibles pour une seule ressource. Cependant, il est essentiel pour une entreprise de s'assurer que les mêmes factures sont présentes dans les trois systèmes, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de fraude.
Les avantages de l’automatisation du contrôle
Effort humain éliminé grâce à l'utilisation de robots RPA (automatisation des processus robotiques) qui s'emploient à vérifier en permanence la correspondance entre le contribuable, le prestataire de facturation et l'ERP de l'entreprise. Les robots peuvent détecter et corriger indépendamment toute anomalie, garantissant une précision absolue des contrôles et l’exhaustivité de la documentation sans aucune intervention humaine.
- Gouvernance, essentiel pour assurer aux opérateurs de l’entreprise une visibilité complète sur les documents et leur statut au sein des différents systèmes. Grâce à une combinaison de Robotic Process Automation (RPA) et d'intégration de données, il est possible d'harmoniser les données provenant des différents référentiels au sein d'un tableau de bord analytique, obtenant un retour immédiat sur tous les flux de factures actives et passives.
- personnalisation, grâce à l'utilisation de services modulaires qui permettent aux entreprises de choisir d'adopter le module actif, le module passif ou les deux. Cette modularité vous permet d'adapter le service aux différentes réalités et besoins de l'entreprise, en garantissant toujours un bénéfice maximal.
- Réduction des erreursgrâce à l'identification et à la correction d'éventuelles erreurs dans l'envoi et la réception des factures, améliorant ainsi l'activité administrative.
- Conformité fiscalegrâce à la prévention des erreurs comptables, il est possible de garantir que les documents sont conformes à la réglementation fiscale en vigueur.
- Prévention de la fraudeun aspect d'une importance cruciale pour les entreprises qui émettent de nombreuses petites factures, comme celles du secteur du commerce électronique, qui sont plus exposées au risque de problèmes de factures frauduleuses.
Dans un contexte économique de plus en plus complexe et réglementé, l’automatisation des contrôles sur les factures électroniques représente une révolution nécessaire. Ces solutions BPM améliorent non seulement l’efficacité opérationnelle, mais assurent également une gouvernance robuste et une sécurité inégalée, représentant une avancée significative pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leurs opérations administratives et se concentrer sur leur cœur de métier.
