Document Intelligence : IA hybride et souveraineté des données pour le contenu
Le passage d’une simple gestion documentaire à une véritable intelligence documentaire est un changement radical auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. L'approche traditionnelle reposait sur des systèmes d'archivage et de recherche, mais aujourd'hui le défi est de pouvoir extraire de la valeur d'énormes quantités de données, qui autrement restent inutilisées.
Selon les dernières études des Observatoires de l'Université Polytechnique de Milan, 58 % des entreprises italiennes ont lancé des projets de numérisation et d'automatisation des processus, mais 43 % estiment que les systèmes actuels ne sont pas suffisants pour gérer des flux d'informations complexes.
Dans ce contexte, le marché de la gestion documentaire numérique représente 2,3 milliards d'euros, avec une croissance annuelle moyenne de 4% : 54% de la valeur est liée à la gestion interne des documents, tandis que 39% concerne les échanges électroniques avec les partenaires. Le système de gestion documentaire est adopté par 42 % des entreprises, la conservation numérique conforme par 69 % et la signature électronique par 63 %.
Néanmoins, 50 % des entreprises investissent moins de 1 % de leur chiffre d’affaires dans la gestion documentaire, tandis que l’IA est considérée comme stratégique par 63 % des entreprises et que seulement 13 % l’utilisent réellement dans les processus documentaires.
IA : du simple archivage à la compréhension sémantique des documents
La question clé est donc évidente : comment faire en sorte que les documents ne soient pas de simples « conteneurs » de données, mais deviennent de véritables acteurs des processus métiers ?
Alessandro Fabris, responsable de l'innovation et responsable R&D chez Siav, illustre une réponse possible : « Historiquement, notre objectif a toujours été de donner de la valeur aux actifs informationnels de l'entreprise. Mais avec l'arrivée de l'IA, les choses ont changé et nous avons enfin pu améliorer nos outils pour analyser et comprendre les informations contenues dans les documents de manière beaucoup plus efficace ».
La vision se matérialise dans SiavAI, une plateforme qui intègre l'intelligence artificielle et l'automatisation intelligente pour transformer les documents en outils interactifs. Une solution qui exploite la puissance des modèles de langage naturel (NLP) pour permettre aux entreprises d'interagir avec les documents non seulement via des commandes structurées, mais de manière intuitive et naturelle.
L'approche de SiavAI se distingue de l'approche traditionnelle par l'intégration de la compréhension sémantique des documents, qui permet une gestion automatique et intelligente. « Avec SiavAI – explique Fabris -, nous ne parlons plus de documents à archiver, mais d'entités capables d'interagir avec d'autres systèmes de l'entreprise. L'intelligence artificielle permet aux documents de s'autogérer, de comprendre le contexte et d'initier des actions ou des réponses de manière autonome ». Essentiellement, chaque document devient un « acteur » actif dans le processus métier. Cela active une approche qui vous permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, en automatisant les activités qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle.
Démocratiser l’accès à l’information avec des interfaces en langage naturel
L’une des clés du SiavAI est la démocratisation de l’accès à l’information. De nombreux systèmes traditionnels sont complexes et difficiles à utiliser pour les non-experts. Grâce à l’intelligence artificielle et aux interfaces en langage naturel, SiavAI permet à chacun, quel que soit son niveau d’expertise technique, d’interagir facilement avec les documents de l’entreprise.
« Un obstacle courant dans les systèmes de gestion de documents traditionnels – explique Fabris – est qu'ils sont conçus pour des utilisateurs experts, mais ne sont souvent pas intuitifs pour ceux qui les utilisent de manière sporadique. Avec une interface en langage naturel, l'interaction avec le système est considérablement simplifiée, permettant à tous les utilisateurs d'extraire rapidement les informations dont ils ont besoin. «
Ce modus operandi vous permet de réduire les délais et d'augmenter l'efficacité de l'accès aux informations, en particulier dans des environnements commerciaux complexes où les ressources sont multiples et distribuées.
La stratégie Siav pour l’IA hybride et la garantie de la souveraineté des données
Un autre thème clé au centre du SiavAI est la souveraineté des données, un principe de plus en plus crucial dans les entreprises. « La souveraineté des données est un trésor – précise Alessandro Fabris – et en tant que telle, elle doit être protégée. Pour cette raison, nous avons développé notre plateforme avec des modèles locaux qui peuvent être hébergés dans nos centres de données, mais aussi la possibilité d'installer des services directement chez nos clients. De cette manière, nous garantissons que les données restent sous le contrôle total du client ».
La plateforme, tout en permettant l'accès aux modèles basés sur le cloud, respecte toujours la confidentialité et la sécurité, en gardant le contrôle des données en Europe et en garantissant qu'aucune information sensible n'est partagée ou utilisée pour former des modèles publics. Cette approche répond à un besoin croissant de protection des informations d'entreprise, en garantissant que les données restent sécurisées, sans compromettre les performances et l'évolutivité des systèmes basés sur le cloud.
Automatisation intelligente : l'IA au service du rôle humain
L’introduction de plateformes comme SiavAI ne vise pas à remplacer le travail humain, mais à le soutenir dans des activités répétitives et à faible valeur ajoutée, améliorant ainsi la productivité globale. Comme le souligne le responsable de l'innovation et responsable R&D du Siav, « l'intelligence artificielle n'est pas un substitut à l'humain, mais une alliée qui permet de gérer l'énorme quantité de données qui, sans l'IA, seraient difficiles à traiter et à gérer ». En ce sens, SiavAI automatise des opérations telles que la classification et l'extraction de données à partir de documents non structurés, tels que des PDF et des images.
Par exemple, une entreprise pourrait utiliser SiavAI pour automatiser la classification des contrats, permettant ainsi de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs lors de la gestion de grandes quantités de documents.
De la R&D Siav au marché : solutions clés en main et approche conseil
Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à des défis qui nécessitent des solutions flexibles et ciblées. « Chaque réalité a des besoins différents – souligne Fabris -, c'est pourquoi nous ne proposons pas de solutions pré-packagées, mais nous intervenons avec des solutions personnalisées ». Dans ce contexte, SiavAI s'adapte aux flux de travail du client, en optimisant les processus en fonction des besoins de chacun : « Des décennies d'expérience dans le secteur de la gestion documentaire – précise encore Alessandro Fabris – nous placent dans une position privilégiée pour proposer des solutions sur mesure, garantissant que les flux de travail sont optimisés de la meilleure façon possible ».
Regard vers l'avenir : IA générative, agents et serveur MCP
L'une des innovations les plus prometteuses de SiavAI est l'intégration d'agents intelligents et de Mcp Server, qui permettent ensemble au système d'évoluer de manière dynamique, en s'adaptant à des scénarios commerciaux de plus en plus complexes et en constante évolution. « Ce sont des outils capables de reconnaître le bon moment pour intervenir pour améliorer l'automatisation, notamment dans des situations inattendues », explique Fabris. « Cette approche, directement intégrée à la plateforme, vous permet de gérer rapidement les exceptions, améliorant ainsi l'efficacité globale et réduisant le risque d'erreurs.
En pratique, les agents intelligents peuvent analyser les données de différents systèmes de l'entreprise et décider de manière autonome quand agir, comme dans le cas de contrats nécessitant une approbation ou d'informations relatives aux politiques de l'entreprise devant être rapidement récupérées.
L'utilisation de Mcp Server amplifie encore le potentiel de SiavAI : ces serveurs permettent aux différents systèmes de l'entreprise, tels que DMS, ERP et CRM, de communiquer de manière fluide et sans avoir besoin d'intégrations manuelles coûteuses et complexes. Grâce à cette interopérabilité, les informations peuvent circuler facilement entre les différents systèmes, sans interruption, et sans que l'entreprise ait à se soucier de gérer les données des différentes plateformes de manière séparée et désorganisée.
Par exemple, une entreprise qui utilise SiavAI pour la gestion documentaire peut désormais synchroniser automatiquement les données entre le système de gestion documentaire et son CRM, optimisant ainsi les flux de travail et garantissant que chaque équipe ait un accès en temps réel aux informations dont elle a besoin.
La vision human-in-the-loop : l’IA comme assistant qui coopère avec les humains
Mais la véritable force de cette approche réside dans la vision « humain dans la boucle ». Malgré une automatisation avancée, comme nous l’avons dit, l’intelligence artificielle ne remplace jamais complètement l’humain, mais agit comme un assistant qui coopère avec l’opérateur humain. « L’IA effectue des tâches répétitives et gère des activités à faible valeur ajoutée, mais les décisions finales sont toujours prises par les humains », explique Fabris.
Cette approche garantit que l’IA augmente non seulement l’efficacité opérationnelle, mais que la surveillance humaine reste au cœur de la prise de décision, préservant ainsi la précision et la qualité des opérations commerciales.
En fin de compte, SiavAI n’est pas conçu pour remplacer les humains, mais pour améliorer leurs capacités, en offrant une synergie qui optimise les processus métiers dynamiques. Et la conséquence est que le document n’apparaît plus dans le workflow comme un simple objet d’archive, mais devient un élément clé des opérations quotidiennes.
Article créé en collaboration avec le SIAV
