Commandes d'achat, avec des données accessibles et une efficacité opérationnelle

Au cœur des processus commerciaux, les données stratégiques sont cachées dont la disponibilité et l'accessibilité peuvent faire la différence entre la gestion efficace et un système encombrant. Parmi ceux-ci, les informations contenues dans les bons de commande jouent un rôle crucial. Les détails tels que les centres de coûts, les fournisseurs, les quantités et les prix sont fondamentaux non seulement pour la comptabilité, mais aussi pour la planification financière, le contrôle de la gestion et la conformité réglementaire. Cependant, Trouver ces données en temps opportun et précis reste un défi aujourd'hui Pour de nombreuses organisations, Surtout lorsqu'il est distribué à l'échelle mondiale.

Dans ce contexte, leExemple de Heineken Il représente une référence importante de la transformation numérique. Le géant de la bière, avec plus de 165 brasseries dans plus de 70 pays, a décidé de s'appuyer sur l'intelligence artificielle pour résoudre l'un des problèmes critiques les plus courants dans les processus internes: leaccès aux donnéesmême ceux liés aux bons de commande.

Que sont les bons de commande et pourquoi ils sont fondamentaux

Les bons de commande (PO, bons de commande) sont des documents officiels émis par une entreprise pour demander des biens ou des services à un fournisseur. En plus de contenir des détails logistiques et économiques, tels que les quantités requises, les dates de livraison et les conditions de paiement, les bons de paiement constituent une trace formelle des intentions commerciales entre le client et le fournisseur. Ils sont le point de départ de l'enregistrement des achats, du calcul des marges, de l'évaluation des fournisseurs et du suivi des budgets.

En l'absence d'accès simple et opportun à ces informations, les processus risquent de ralentir et de perdre leur efficacité. C'est pourquoi De plus en plus d'entreprises investissent dans des solutions qui permettent de « parler avec les données »surmonter l'approche traditionnelle basée sur des rapports statiques ou une analyse manuelle fragmentée.

IA et bons de commande: efficacité et précision dans les processus d'approvisionnement

Dans ce contexte, l'intelligence artificielle appliquée aux processus d'approvisionnement introduit de nouvelles méthodes de fonctionnement plus rapides, fiables et axées sur les données. Les solutions basées sur l'IA vous permettent d'automatiser les activités répétitives, d'améliorer la précision des données et d'accélérer les décisions stratégiques.

Par exemple, l'IA peut identifier automatiquement les anomalies ou les informations manquantes dans les bons de commande, tels que l'absence de centres de coûts, garantissant une plus grande conformité et réduisant les risques opérationnels.

De plus, l'utilisation d'agents AI vous permet de personnaliser les recommandations d'achat, d'optimiser la sélection des fournisseurs et de simplifier la gestion des contrats, contribuant à une chaîne d'approvisionnement plus résiliente et réactive à la dynamique du marché.

Le cas de Heineken: un chatbot également pour soutenir la gestion des bons de commande

Pour entrer concrètement, le projet développé par Heineken qui a introduit est intéressant Houblonun chatbot d'intelligence artificielle développé sur SAP Business Technology Platform (SAP BTP), pour améliorer radicalement l'utilisation des données internes.

«Notre objectif était d'améliorer l'efficacité et la vitesse avec lesquelles les gens peuvent travailler – explique-t-il Andre van SchuijlenburgHeineken Directeur de la gestion mondiale des processus -. Les deux domaines où nous voyons vraiment cette possibilité sont les Récupération des données et le gestion des connaissances».

Avec les données et les informations, ils sont à portée de main

L'un des objectifs déclarés est de rendre possible ce qu'ils appellent dans l'entreprise « discuter avec des données« : Au lieu de rechercher manuellement des informations dans les rapports, grâce à l'intégration avec SAP DataSphere, Heineken a désormais un modèle de données unifié, et avec la fonctionnalité de la plaque tournante de l'IA générative intégrée dans SAP BTP, le chatbot permet l'exécution de la requête dans NLP, la visualisation et un accès plus sûr aux données.

« Les utilisateurs peuvent interroger les systèmes de l'entreprise en langage naturel et recevoir des réponses structurées au format visuel – graphique, tableau de bord, comparaisons – prendre du temps réel dans de vraies sources commerciales », souligne Van Schuijlenburg. «Cette approche élimine la nécessité d'accéder à plusieurs systèmes ou d'impliquer des analystes pour obtenir des informations, ce qui rend l'interaction avec les données plus immédiate, autonome et fonctionnelle à la prise de décision. Tout cela nous a permis de voir le temps nécessaire pour que les utilisateurs diminuent considérablement pour récupérer les informations de 15 minutes à 1 minute dans certains processus ».

Et des avantages concrets y sont également dans la gestion des bons de commande: Hoppy est désormais en mesure de signaler toutes les informations manquantes, telles que les centres de coûts, contribuant à améliorer la qualité et la précision des données saisies dans les flux approuvés.

Gérer les connaissances dans l'entreprise améliore l'autonomie opérationnelle et facilite l'accès à l'information

L'IA vous permet d'accès rapidement et multilingue aux procédures, politiques et documents techniques souvent distribués sur des systèmes hétérogènes.

«L'intelligence artificielle peut accéder à de nombreux documents différents Pour trouver les connaissances présentes dans l'entreprise, telles que les procédures opérationnelles standard, « a expliqué Van Schuijlenburg. » Si vous voulez savoir comment créer une commande client, le système peut vous dire exactement comment le faire, indiquant également les sources à partir desquelles il a pris les informations. « 

Cette approche réduit la dépendance à l'égard des équipes de soutien interne, améliore l'autonomie opérationnelle et facilite également l'accès à l'information dans des contextes internationaux où la langue peut représenter une barrière. Grâce à la capacité de l'IA à retourner les réponses dans la langue de l'utilisateur, tandis que sur les documents en anglais, une communication plus inclusive et productive est promue.

Accès rapide mais sûr: les bonnes données, aux bonnes personnes

L'adoption d'un tel système avancé d'intelligence artificielle n'est pas exempte des risques, en particulier dans le domaine de l'entreprise, où la protection des données sensibles est prioritaire. Heineken a traité le thème avec une grande attention, reproduisant les autorisations déjà présentes dans les systèmes existants. «Avec Hoppy, nous répondons aux droits de l'utilisateur. Donc, si un employé a accès à certaines données, Hoppy les montrera. S'il n'a pas de permis, il ne les verra pas. Tout est basé sur Connexion unique Et sur les critères normaux d'accès aux données, « clarifié van Schuijlenburg.

Ce La gestion intelligente des permis vous permet de démocratiser l'accès à l'information sans compromettre la sécurité ou la conformité.

La valeur stratégique de l'IA dans les processus opérationnels

Heineken Case montre comment l'intelligence artificielle n'est pas seulement un élément de l'innovation technologique, mais aussi un outil concret pour accroître la productivité et la précision opérationnelle. Avec Hoppy intégré également sur des plates-formes telles que Microsoft Teams, Le chatbot s'établit comme un assistant numérique transversalcapable de soutenir les équipes dans la résolution quotidienne des problèmes, réduisant la dépendance à l'égard des analystes et améliorant la collaboration.

«Ce n'est pas toujours un chemin facile à construire et à intégrer les agents – admet Van Schuijlenburg. Il y a encore beaucoup à découvrir. Mais comme nous le disons aux équipes: « Ne vous inquiétez pas, soyez houblonné! » ».